Qu’est-ce que le TCO ? En anglais cela veut dire « Total Cost of Ownership ». Il s’agit du coût total de votre installation : vos coûts de maintenance, mais aussi vos coûts de réparation, de modernisation ou de remplacement.
Quelle stratégie mettez-vous en œuvre pour optimiser votre TCO ? La maîtrise de ce coût total est indispensable, en particulier dans l'immobilier pour avoir une vision exhaustive de votre patrimoine. Le principe ? Envisager votre bien en prenant en compte son cycle de vie global. Il s’agit donc d’un investissement sur la durée incluant de nombreux postes de dépense à évaluer avec précision. On vous explique.
Comment calculer votre TCO ?
L’APPA (association américaine de l’immobilier) a mis au point une méthodologie de calcul du TCO basée sur trois sources de besoins de fonds, ayant chacun une fréquence spécifique :
- Les besoins de création et de croissance pour le lancement du projet (besoins non-récurrents). Exemple : les coûts de construction d’un immeuble.
- Les besoins en capital pour recapitaliser sur l’existant (besoins périodiques). Exemple : les coûts de modernisation ou de travaux.
- Les besoins liés à l’exploitation qui incluent notamment la maintenance des équipements (besoins récurrents). Exemple : les coûts de maintenance de l’immeuble.
Une approche globale des coûts doit prendre en compte ces trois types de besoins afin d’identifier les opportunités d’optimisation.
Combien coûte l’exploitation d’un immeuble tertiaire ?
S’il y a un chiffre à connaître, c’est bien celui-là. Selon une étude menée par CBRE Research en 2022, le coût d’exploitation global d’un immeuble tertiaire en France se situe entre 100 € et 190 € par m². Les charges privatives concentrent environ 60 % de l’assiette globale avec, sans surprise, la maintenance des différents équipements techniques (Ascenseurs, SSI, escalators, portes automatiques, etc…) comme premier poste de dépense, devant le pilotage (autrement dit le management) et les prestations d’accueil.
Autre donnée à prendre en compte pour une estimation complète des dépenses : le TCO des équipements de vos immeubles. Là aussi, la maintenance représente un coût non négligeable avec une vraie marge d’optimisation.
Calculer le coût total d’exploitation
Le calcul n’est pas simple et plusieurs acteurs sont impliqués : une partie des équipes est chargée de la maintenance, une autre s’occupe des travaux, une autre encore de la conception des capteurs, etc. Il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble pour estimer le coût total.
6 actions à déployer pour optimiser les coûts de maintenance
Optimiser les coûts liés à la maintenance des équipements passe d’abord par l’anticipation. Prévoir c’est déjà optimiser, un précepte qui doit guider chacune de vos décisions !
Privilégier la durabilité des équipements
Avant de remplacer, mettez tout en œuvre pour que vos équipements durent le plus longtemps possible. Pour rappel, à tout instant, un équipement possède :
- une valeur d’investissement qui commence dès l’étude du projet et s’entend jusqu’à l’installation, en plus de l’achat proprement dit ;
- un cumul des coûts de défaillance ;
- un cumul des coûts d’exploitation, à savoir maintenance, main d’œuvre (nettoyage, sécurité) et facture énergétique (eau, électricité, chauffage).
Le coût moyen de fonctionnement global décroît avec le temps. Il s’agit d’une opportunité à exploiter : seul un suivi de qualité permet d’allonger la durée de vie des équipements et de profiter de ce levier lié à l’amortissement.
Assurer un suivi de qualité
Comment faire pour optimiser le suivi ? Bien que la durabilité soit étudiée dès la conception des bâtiments et équipements, elle reste assujettie à la réalisation d’une maintenance appropriée. Il est important de connaître l’utilisation de ses équipements pour mieux appréhender leur degré d’usure.
De même, seul un technicien de maintenance maîtrisant parfaitement l’équipement, les pièces qui le constituent et leurs durées de vie, pourra surveiller leur fonctionnement.
Vous serez gagnant à tous les niveaux si vous :
- effectuez une maintenance régulière ;
- passez du temps réel sur vos installations pour les régler et les bichonner ;
- utilisez la donnée collectée sur vos installations pour cibler les pièces qui sont les plus sollicitées.
Savoir doser en évitant de pousser l’équipement jusqu’au bout présente un avantage économique. C’est à cette condition que la durée de vie prévue lors de la conception du projet passe de probabilité à réalité.
Faire appel à la technologie pour optimiser son TCO
Le TCO peut être optimisé grâce aux innovations technologiques. Par exemple, la technologie des capteurs connectés (comme les boîtiers IoT – Internet of Things) permet d'enregistrer la vie de l'équipement et de mieux maîtriser les coûts grâce à un suivi régulier :
- Par exemple, sur l’ascenseur, cet outil identifie les comportements anormaux qui peuvent se produire sur l'équipement. Cela permet d’intervenir avant que la panne ne s'aggrave.
- Il peut prévoir la défaillance de certaines pièces grâce à la connaissance de leur durée de vie. Cela permet d’anticiper leur remplacement.
- Le boîtier donne des informations techniques supplémentaires aux techniciens de maintenance. Ils peuvent ainsi mieux cibler les dépannages.
Illustration de la technologie des capteurs du boîtier connecté IoT sur l’ascenseur
Le boîtier IoT (Internet of Things) permet de relier les données numériques à celles du terrain en connectant l'ensemble d’un parc d'ascenseurs. Il permet de donner des informations sur l'environnement des installations, quelle que soit leur marque ou leur modèle.
Remplacer les équipements au bon moment
Le TCO n’a pas vocation à être utilisé uniquement pour décider d’investir dans un projet. Cette méthodologie se révèle également précieuse pour les gestionnaires d’actifs quant il s’agit de prolonger ou non la durée de vie d’un équipement.
Au bout de plusieurs dizaines d’années, le remplacement est inévitable pour tout ce qui concerne le système CVC, les ascenseurs, les escaliers mécaniques, les portes ou encore le système de sécurité incendie. Mais encore faut-il savoir à quel moment le faire ! Une décision souvent difficile à prendre à cause du manque de données pertinentes et surtout de temps pour procéder à une analyse complète. C’est pourquoi ce type de décision a tendance à être retardé au maximum jusqu’à parfois atteindre le point de rupture. Quand on réagit trop tard, on parle de « run-to-fail », un écueil qui fait augmenter le coût total de possession de 10 % à 20 %.
La solution est donc l’anticipation. Et pour avoir une vision d’ensemble, posez-vous les bonnes questions :
- Le système en place est-il le meilleur ?
- Est-il facile à maintenir et à réparer pour la société prestataire qui intervient ?
- Est-il le plus efficace d’un point de vue énergétique ?
- Quel est le délai nécessaire pour se procurer le matériel ?
- Quel est le coût de ce nouvel équipement ?
- Quel est le coût de maintenance de ce nouvel équipement ?
- Quelle est la durée de vie de ce nouvel équipement?
La bonne approche : collecter régulièrement les données et faire un état des lieux permanent pour éviter une coûteuse situation d’urgence. Utilisez les bons outils mis à disposition par la proptech (la technologie dans le monde de l’immobilier) pour faciliter les prises de décisions orientées par la donnée.
Miser sur la maintenance préventive : probablement la stratégie gagnante
Le dépannage en urgence vous met en situation de péril et vous force à agir sans disposer d’un temps de réflexion. Prendre du recul avant d’engager des dépenses, c’est l’objectif premier de la maintenance préventive, avec à la clé une transparence des actions menées et un meilleur contrôle des coûts. Une approche préventive plutôt que réactive qui permet de remplacer ou réparer un équipement avant qu’il ne présente des défaillances.
De façon très concrète, la maintenance préventive permet de :
- prolonger la durée de vie des équipements ;
- diminuer significativement les défaillances en service ;
- circonscrire dans le temps la mise en arrêt en cas de panne ;
- limiter les coûteuses interventions de maintenance corrective ;
- rationaliser la consommation d’énergie et de pièces détachées ;
- réduire le budget alloué à la maintenance.
[ À lire aussi : Tout ce qu’il faut savoir pour une maintenance d’ascenseurs réussie ]
Choisir le bon partenaire
En vous adressant au bon partenaire, vous pourrez identifier les dysfonctionnements en amont : une économie représentant jusqu’à 25 % des coûts de maintenance. Mais comment trouver la perle rare capable de mettre en place une stratégie préventive efficace ? Il faut s’adresser à une équipe faisant appel à des techniciens expérimentés, réactifs, et bien équipés par la technologie pour traiter les bonnes données. C’est une relation de travail collaborative où le prestataire vous donne accès aux informations récoltées pour prendre les meilleures décisions.
Maîtriser son TCO passe donc par une compréhension des équipements de vos bâtiments. Votre prestataire devrait être en mesure de vous fournir :
- un état des lieux de vos installations ;
- des recommandations sur les potentiels travaux à effectuer ;
- une assurance sur sa capacité à réaliser ces travaux dans un temps et un budget imparti.
Pour cela, il faut choisir les bons prestataires, notamment pour la maintenance, afin de faciliter le management des plans d’investissement du CAPEX. Avec nos techniciens connectés, notre technologie et l'accès aux données, WeMaintain vous aide à planifier et réduire vos coûts d'exploitation.
