Nos 7 conseils pour bien préparer votre assemblée générale de copropriété en visioconférence

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La crise sanitaire actuelle a fortement perturbé la gestion des copropriétés. Afin de permettre à ces dernières de s'adapter, le gouvernement autorise par ordonnance, le déroulement des assemblées générales en visioconférence du 1er Juin au 31 janvier 2021 sans vote préalable.

Une pratique nouvelle pour beaucoup de copropriétaires qui implique quelques changements ! Découvrez nos 7 conseils pratiques pour bien préparer votre assemblée générale de copropriété à distance.

1) Fixer la date et l'horaire de rendez-vous

Pour préparer au mieux votre assemblée générale en visioconférence, le syndic devra dans un premier temps s'assurer de la disponibilité des membres du conseil syndical et copropriétaires pour ce rendez-vous annuel 100% en ligne.

Il conviendra donc de choisir une date et un horaire fixe qui convienne aux interlocuteurs concernés du conseil syndical et syndic ainsi qu'aux copropriétaires. Afin de pouvoir établir efficacement votre calendrier et prévoir votre assemblée générale à distance, vous pourrez opter pour des outils tels que Doodle qui vous permettront de consulter en amont les participants et avoir un aperçu des disponibilités de chacun.

2) Choisir le bon outil de conférence en ligne

Pour tenir cette assemblée générale dans de bonnes conditions, et respecter les quelques conditions établies par l'ordonnance, il vous faut choisir la plateforme de connexion adaptée.

Si vous êtes copropriétaire, vous pourrez dans un premier temps vous rapprocher de votre syndic qui vous conseillera les outils les mieux adaptés compte tenu de votre copropriété et à des tarifs avantageux. Sinon, vous regarderez ensemble les besoins pour assurer une réunion efficace et optimiser l'expérience des participants.

Photo by Mika Baumeister / Unsplash

Voici quelques conseils pour le choix de votre plateforme de connexion en ligne :

De nombreux outils de visio et d'audioconférence existent sur le marché. Voici quelques outils gratuits, simples et efficaces qui pourraient vous convenir :

Astuce : Afin de rappeler l'évènement à chaque intervenant de l'assemblée générale en visio, vous pourrez opter pour un rappel de connexion automatique un jour avant puis 15 minutes avant.

3)  Prévoir la liste des participants et les décisions à voter

Pour une préparation optimale de votre assemblée générale à distance, assurez-vous de connaître la liste des intervenants parmi les copropriétaires, le syndic et les membres du conseil syndical.

Une assemblée générale est composée du syndic, des membres du conseil syndical et de l'ensemble des copropriétaires, qui en cas d'absence pourront demander à être représentés par un mandataire.

Par dérogation aux dispositions du troisième alinéa du I de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, et jusqu'au 31 janvier 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Au cours de l'assemblée générale à distance, les membres suivants seront élus par vote des copropriétaires à majorité simple :

Enfin, établir la liste des principaux sujets et décisions qui seront votés au cours de l'assemblée générale vous permettra de préparer en amont le déroulement de votre rendez-vous 100% en ligne. Tous ces éléments devront être par ailleurs précisés lors de l'ordre du jour et par le syndic aux copropriétaires dans l'invitation et la plateforme logicielle fournies aux copropriétaires.

Photo by Chris Montgomery / Unsplash

4) Prévoir les conditions de vote au préalable

Lors d'une assemblée générale à distance, chaque copropriétaire devra voter par voie électronique grâce à une plateforme de vote à distance intégrée sur smartphone, tablette ou bien ordinateur.

Depuis le décret n° 2019-650 adopté par le gouvernement le 27 juin 2019, les copropriétaires ne pouvant pas être présents pourront voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire.

Pour une gestion plus efficace du vote à distance le jour J, établissez en amont informatiquement les poids de votes détenus pour chaque copropriétaire ou mandataire en fonction des tantièmes et clés de répartition qui devront figurer sur la feuille de présence et dans la plateforme logicielle fournie par le syndic.

Celle-ci devra respecter les conditions de vote suivantes :

Plusieurs plateformes de vote à distance existent à ce jour. En voici quelques exemples:  easyQuorum, Mediavote, Agimmo

Vous pourrez également vous rapprocher de votre syndic qui pourra vous proposer une solution logicielle complète.

5) Etablir les règles de la réunion pour les prises de parole et les séances questions-réponses

Tout comme les réunions familiales, l'assemblée générale peut durer plusieurs heures, on y débat, chacun défend son point de vue, argumente .... Sauf qu'à distance tout est différent !

Pour que chacun puisse s'exprimer sur tous les sujets et que les temps de parole soient correctement répartis, vous pouvez prévoir quelques règles simples de prises de parole. Ces précisions devront être inscrites à l'ordre du jour.

D'après la loi relative aux copropriétés, chaque participant a le droit de prendre la parole au cours de l'assemblée générale. Les copropriétaires pourront intervenir lors des séances de questions-réponses avant le vote de chaque résolution, puis lors du débat portant sur les opérations et travaux à mener dans l'année à venir ainsi que les points remontés au syndic par les copropriétaires.

Voici quelques conseils simples pour pouvoir gérer simplement les temps de prise de parole de chacun.

Exemple de chat intégré sur Zoom

6) Indiquer les informations relatives à la connexion dans l'invitation par mail ou courrier.

Le syndic devra envoyer par courrier recommandé une invitation aux copropriétaires au minimum 21 jours avant l'assemblée générale de copropriété par lettre recommandée avec avis de réception ou électronique, en y précisant les points suivants :

Pour les assemblées générales déjà été préalablement convoquées pour un rendez-vous physique, le syndic pourra informer les copropriétaires de la tenue d'une assemblée générale dématérialisée au moins 15 jours avant par tout moyen permettant d’établir avec certitude la bonne réception de cette information.

Pour toutes les personnes ne pouvant pas être présentes à l'AG en visio, le vote par correspondance en amont est autorisé. La convocation doit préciser ce recours.

7) Arriver en avance pour gérer les éventuels problèmes de connexion

Ça y est tout est prêt pour votre première Assemblée Générale 100 % en ligne.

Comme pour toute nouveauté, il peut arriver que des problèmes mineurs arrivent. Prévoyez donc de vous connecter 15 minutes avant le début de l'Assemblée Générale à distance afin de pouvoir régler les détails techniques de connexion si besoin ou d'aider les copropriétaires qui ne parviennent pas à se connecter.

Partagez-nous vos expériences d'assemblée générale à distance par ici ?

Bonne assemblée générale !

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