Copropriétaires : les sujets clés à préparer pour votre assemblée générale de copropriété

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Afin de se préparer efficacement à une assemblée générale de copropriété, il est primordial de bien connaître les sujets importants relatifs à la gestion de copropriété.

Pour les copropriétaires et les membres du conseil syndical, prendre connaissance de toutes ces informations et les faire remonter correctement dans les délais impartis n'est jamais simple ! On vous dévoile dans cet article les sujets clés à préparer pour votre assemblée générale de copropriété.

1) Faire inscrire ses sujets à l'ordre du jour

Dans un premier temps, il est important pour chaque copropriétaire d'établir et transmettre ses questions et demandes de résolution au préalable au syndic afin de faciliter leur remontée et leur discussion le jour de l'assemblée générale de copropriété.

D'après le décret du 17 mars 1967 (article 10), chaque copropriétaire pourra transmettre au préalable ses questions au Président du conseil syndical ou bien directement au syndic de copropriété, au plus tard vingt et un jours avant la tenue de l'assemblée générale avant la tenue de l'assemblée générale, par le biais d'un courrier en recommandé avec accusé de réception.

Toutes les demandes qui dépendent du pouvoir de décision de l'assemblée générale peuvent être portées à l'ordre du jour par les copropriétaires ou le Conseil syndical. Si certaines résolutions obligatoires telles que le vote du budget prévisionnel ou l'approbation des comptes doivent être soumises par le syndic, chaque copropriétaire pourra également émettre ses propres demandes à la condition qu'elles soient sujettes à débat entre les copropriétaires et s'apparentent à une résolution claire et précise. En voici quelques exemples :

L’ordre du jour étant le programme officiel de l’assemblée générale de copropriété, chaque vote effectué le jour J se fera en référence à des formulations précises préparées en amont par le syndic et ses collaborateurs avec un ordre défini pour chaque question.

Lorsque celui-ci est établi et diffusé aux copropriétaires, il devient ensuite interdit de le modifier. Une simple reformulation d'une question inscrite à l’ordre du jour pourra être effectuée par le Président de séance au cours de l'assemblée générale. En revanche, aucun autre nouveau point à voter ne pourra être introduit à la dernière minute, et encore moins en séance…

Un sujet non inscrit à l'ordre du jour pourra toutefois être discuté en assemblée générale au titre des «questions diverses» mais sans pouvoir faire l'objet d'un vote. Assurez-vous donc de bien définir suffisamment à l'avance les points importants que vous souhaitez remonter lors de l'assemblée générale afin que ceux-ci puissent être discutés puis votés le jour J par les copropriétaires ainsi que les membres du conseil syndical et du syndic.

Plus l'ordre du jour est correctement préparé et l'ensemble des points précisés, mieux les questions pourront être débattues le jour J ! Pour les copropriétaires, c'est aussi l'assurance d'être informés sur les décisions prises ou d'obtenir une réponse favorable à leurs projets avec une probabilité plus élevée.

Un ordre du jour ne doit de préférence pas excéder 20 à 35 points à débattre.

2) Fournir les pièces justificatives nécessaires pour chaque demande

Chaque demande de résolution déposée par les copropriétaires en vue de l'assemblée générale doit être accompagnée de pièces justificatives et explicatives. Celles-ci devront être fournies dans les formes et les délais requis afin de pouvoir délibérer efficacement sur les questions inscrites à l'ordre du jour le jour J.

Tout d'abord, depuis le 1er juin 2010, chaque demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour par les copropriétaires ou le conseil syndical doit être accompagnée d’un projet de résolution dans le cas où elle aurait pour objet l’un des points suivants:

Cette obligation devra être systématiquement rappelée par le syndic de copropriété sur chaque appel de fonds qu’il adressera aux copropriétaires.

Outre les projets de résolution, les copropriétaires devront fournir pour certaines demandes des pièces justificatives supplémentaires. Si elles ne sont pas fournies dans les formes et délais attendus, la résolution votée pourra alors être annulée ou non prise en compte le jour de l'assemblée générale. En voici quelques exemples:

Si votre demande concerne des travaux, joignez-y le maximum de documents justificatifs afin de faciliter la prise de décision le jour de l'assemblée générale.

3) Préparez vos questions au syndic concernant l'utilisation des fonds avancés

En tant que copropriétaire participant à l'assemblée générale, vous devrez également vous prononcer le jour de l'assemblée générale sur des points tels que la validation des comptes de l’exercice ou encore le budget prévisionnel de l’exercice en cours.

D'après le décret du 17 mars 1967, un certain nombre de documents sont adressés aux copropriétaires par le syndic lors de l'envoi de la convocation à l'assemblée générale. Ceux-ci devront être mis à disposition pendant une durée minimale d'un jour ouvré et préciseront les éléments d'appréciation nécessaires afin que les copropriétaires puissent se prononcer en connaissance de cause.

Afin de vérifier certaines pièces justificatives, vous aurez la possibilité de les consulter dans les bureaux du syndic avant la tenue de l’assemblée générale et de vous faire accompagner par un membre du conseil syndical. Vous pourrez en tant que copropriétaire prendre le temps de les étudier en amont et de préparer vos questions ou remarques pour le jour J. En voici quelques exemples:

4) Prendre connaissance du procès-verbal

Dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale, le président de séance devra certifier exacte la feuille de présence et signer le procès-verbal des décisions établi par le syndic de copropriété.

Chaque procès-verbal devra être inscrit au sein d'un registre défini spécialement à cet effet et signé par les intervenants suivants:

Ce registre pourra être sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux devront être réalisés sous cette même forme et être signés électroniquement.

Voici des exemples de points qui figurer dans le procès-verbal:

Les décisions prises lors de l'assemblée générale devront être notifiées par le syndic au plus tard un mois suivant l'assemblée générale, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique si les copropriétaires ont donné leur accord. Celles-ci pourront être affichées dans les parties communes de l'immeuble. Chaque copropriétaire y compris les contestataires pourront recevoir une copie ou un extrait de ce procès-verbal.

La notification du procès-verbal aux copropriétaires n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

Les copropriétaires opposants ou absents non représentés disposent de deux mois à partir de la notification du procès-verbal pour contester les décisions de l'AG. Toute contestation doit être faite auprès du Tribunal de Grande Instance du lieu où se situe l'immeuble, par l'intermédiaire d'un avocat.

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